Quem comanda uma empresa conhece bem as complexidades que envolvem a gestão das despesas de viagem. Além do controle propriamente dito, que requer a apresentação de notas e recibos pelo colaborador, há ainda o procedimento interno. Assim, lá se vão horas e horas de trabalho para que o departamento responsável consiga analisar e reembolsar cada gasto. Essas duas situações – a gestão dos comprovantes das despesas de viagem e seu posterior encaminhamento – promovem uma escalada de custos. Primeiro, porque certas rubricas (como os quilômetros rodados de carro) são mais difíceis de registrar com precisão. Segundo, porque recibos em geral estão sujeitos a extravio pelo colaborador e, em alguns casos, até deturpações no valor. Por fim, todo o tempo despendido pelo setor fiscal ou controladoria na organização dos reembolsos também custa dinheiro à empresa.
Tecnologia para controlar as despesas de viagem
A boa notícia é que, como quase tudo nas empresas, a gestão das despesas de viagem também está sofrendo disrupção. Com o uso inteligente da tecnologia, já é possível controlar esses gastos de maneira prática e altamente automatizada. Estamos falando do Expense Mobi, uma das grandes novidades no portfólio da iPlace para empresas de todo o Brasil. Com ele, as complexidades inerentes ao processo tradicional para controle de despesas de viagem são reduzidas ou mesmo eliminadas. Entre as empresas que já adotaram esse sistema, a economia alcançada salta aos olhos, chegando a 40% em muitos casos.
Automatização, compliance, gestão, mobilidade e sustentabilidade. Estes são cinco benefícios claros da tecnologia Expense Mobi frente aos modelos ultrapassados que ainda vigoram em muitas empresas. Com aplicativos especialmente desenvolvidos para dispositivos Apple, o sistema permite controlar com facilidade e precisão suas despesas de viagem. Incluem-se aí gastos com alimentação, estacionamento, pedágio e quilometragem rodada, entre muitos outros. Além disso, o Expense Mobi tem integração com cartões de crédito e diversos ERPs, podendo gerar relatórios personalizados automaticamente.
Como funciona
O Expense Mobi aproveita múltiplas tecnologias do iPhone (e até do Apple Watch) para facilitar o controle dos gastos. Ao receber um comprovante, seja de alimentação, pedágio, estacionamento ou afins, o colaborador pode fotografá-lo imediatamente. O próprio app faz então a leitura dos campos da nota fiscal e adiciona tudo a um relatório automatizado. Ou seja: nada de perder horas preenchendo formulários para a prestação de contas. É tudo instantâneo. Já com o Apple Watch, é ainda mais fácil registrar com total precisão a quilometragem rodada de carro. Basta entrar no veículo e acionar essa funcionalidade com um simples toque na tela. Assim, o reembolso da quilometragem será sempre exato, evitando que uma das partes saia em desvantagem por falhas no controle. Mesmo quando o colaborador fica offline por alguma razão, o app registra todas as informações, sincronizando posteriormente com a nuvem.
Com o Expense Mobi, a empresa ganha visibilidade das informações em tempo real. Dessa forma, é possível conferir gastos de departamentos, projetos ou indivíduos a qualquer momento, online. A ferramenta oferece ainda gráficos e alertas de política, possibilitando o envio de notificações aos aprovadores quando identificada alguma inconformidade. Todas as linhas de despesas de viagem passam também por um “workflow de aprovação”. Facilmente configurável, ele automatiza tarefas que poderiam consumir horas de trabalho, simplificando a autorização dos pagamentos.
Por fim, o Expense Mobi é um grande aliado da produtividade. Afinal, ao contar com altos níveis de automatização, sobra mais tempo para que cada profissional invista no que realmente importa. Melhorando a gestão de despesas de viagem e reembolso, a empresa fortalece em várias frentes sua capacidade de crescimento.
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