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Erros de planejamento: saiba como evitá-los em sua empresa

Architect man or male engineer work on digital tablet with blue print and laptop computer on the desk at office.

Enquanto muitas pessoas preferem fugir de contratempos, a educação traz uma abordagem cada vez mais focada na resolução de problemas. Afinal, situações adversas fazem parte do dia a dia do ser humano, tanto no âmbito social quanto no profissional. Por analogia, aplicar as lições do currículo escolar à administração empresarial pode trazer muitos ganhos, especialmente em relação ao planejamento.

Certamente, evitar erros de planejamento está entre as prioridades máximas de todo gestor precavido. Sobretudo porque eles podem prejudicar um grande período de atividades e impactar diretamente na lucratividade da empresa. Portanto, analisar o passado e buscar alternativas para corrigir o presente é o melhor caminho para um futuro mais eficiente.

Como aplicar a resolução de problemas ao seu planejamento

Em primeiro lugar, é importante entender sua relação particular com o tempo. Então, observe de que maneira você organiza os fluxos de trabalho e planeja seu dia, mês, trimestre, semestre ou ano. Aliás, seus planos para o próximo período já estão descritos em algum lugar? Além disso, você já transformou suas ideias em ações estratégicas para envolver e motivar a colaboração de toda a equipe?

De qualquer forma, antes de traçar um novo planejamento é fundamental revisitar alguns erros comuns vivenciados por muitas empresas. Então, a seguir, veja algumas situações que você deve evitar em sua gestão:

1.     Deixar de estimar o tempo correto de cada atividade

Sempre que você iniciar um planejamento, tenha em mente quanto tempo, de fato, cada atividade deve levar para ser realizada. Afinal, projeções equivocadas prejudicam o processo como um todo. Além disso, você deixa de cumprir entregas, respaldar prazos e acaba atrasando o cronograma deste e de outros projetos. Consequentemente, gera muitos prejuízos ao negócio. Não apenas financeiros, mas também de imagem e de relações com colaboradores, fornecedores e clientes. Nesse sentido, estimule a adoção do controle de horas dedicadas a cada atividade, por cada colaborador. Afinal, essa é a melhor maneira de obter dados preciosos sobre sua rotina empresarial.

Se estimar o tempo faz parte dos desafios comuns em seu dia a dia, a dica é testar o Runrun.it. Além de gratuito, o aplicativo pode ser utilizado em seu iPhone, iPad, Mac e até no Apple Watch. Afinal, tempo é dinheiro, certo? Aliás, mais de 100 mil empresas em 107 países já utilizam essa ferramenta de gestão de tarefas, tempo e desempenho. Visto que o app ajuda a organizar o fluxo de trabalho e a preservar o capital intelectual dos projetos. Ao mesmo tempo, deixa as prioridades claras e aumenta a produtividade das equipes em 25%, em média.

2.     Não distribuir os papéis de cada um

Quando cada integrante da equipe sabe exatamente quais são suas tarefas e responsabilidades, os objetivos e metas são mais atingíveis. Então, para evitar erros de planejamento, defina com muita clareza o papel de cada colaborador em cada projeto. Além disso, estabeleça uma hierarquia para que não surjam gargalos quando as demandas são cobradas de modo informal entre os times.

3.     Não saber priorizar demandas

Nem sempre é fácil ou possível prever quais demandas são mais urgentes em seu dia a dia. Logo, um dos erros mais comuns de planejamento de um projeto é não saber priorizar tarefas de sua lista. Nesse contexto, criar uma planilha e visualizar cada etapa do projeto pode ajudar numa avaliação mais precisa. Afinal, profissionais que conseguem se organizar e entender qual a importância de cada tarefa têm mais chances de evitar problemas.

Para tanto, a dica é observar a diferença entre importante e urgente. Visto que importante é tudo aquilo que fará diferença na gestão da empresa. Por exemplo: as metas a atingir, o planejamento no longo prazo e tudo que fará a organização crescer e prosperar. Enquanto isso, urgente é aquilo que, se não for abordado logo, perderá o sentido ou se agravará rapidamente. Como uma oportunidade temporária de investimento ou numa crise de relações públicas.

4.     Deixar de executar o que parece complexo

Possivelmente você já se viu procrastinar em função de uma demanda mais complexa, não é mesmo? Além de normal, isso é muito compreensível. Porém, quando você deixa de fazer algo que já estava elencado como prioridade, acaba comprometendo o planejamento com mais facilidade. Por outro lado, abordar imediatamente essa tarefa mais importante irá ajudá-lo a conquistar uma vitória no início do dia. Como resultado, o fato dará mais motivação para seguir o planejamento.

5.     Não usar métricas nem metas

Sem dúvida, equipes que não trabalham com metas costumam se perder pelo caminho. Além disso, mais do que ampliar a receita mensal, por exemplo, é fundamental saber em que valor se deseja chegar. Afinal, quando você usa números para descrever um objetivo, tudo fica mais claro para toda a equipe.

Depois de revisar os erros, trabalhe nas soluções

Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns que podem comprometer seu planejamento, veja como solucioná-los.

1.     Planeje as tarefas recorrentes

Certamente sua empresa possui tarefas que se repetem com determinada frequência. Seja uma reunião semanal com a equipe, uma entrega de relatório mensal ou anual, entre várias outras. Logo, a dica é agendar todas essas atividades fixas numa lista de tarefas. Dessa forma, será possível obter uma visão geral do tempo que você precisa prever para elas.

2.     Gerencie sua energia

Quando se trata de produtividade, muitas pessoas pensam em otimizar o tempo. No entanto, o verdadeiro segredo do rendimento está em potencializar a energia e o desempenho de sua equipe. Logo, a melhor estratégia é combinar períodos de alta produção com momentos de descanso. Aliás, não basta estar fisicamente repousado com a mente cheia de preocupações relacionadas ao trabalho. Então, invista em intervalos mais espaçados entre suas atividades profissionais. Afinal, mesmo no final do ano é possível turbinar seus processos, sobretudo com a ajuda da Apple.

3.     Divida suas tarefas em blocos de tempo

Pesquisas apontam que os colaboradores mais produtivos não são aqueles que se dedicam a fazer horas extras. Mas, sim, os que atuam focados durante determinados períodos e fazem pausas mais longas entre suas tarefas. Logo, a dica é testar como seria dividir o dia em blocos de atividades. Por exemplo: experimente trabalhar focado durante 45 minutos para maximizar sua produtividade. Em seguida, faça um intervalo de 15 minutos para relaxar e reduzir os níveis de estresse.

4.     Crie uma lista de espera

Muitas vezes, quando você trabalha sem conseguir cumprir um planejamento, fica difícil investir em inovação e criatividade. Porém, não desista de manter uma lista de ideias ou projetos que em algum momento possam receber atenção. Além de reunir sugestões interessantes, essa é uma maneira de obter motivação para alcançar as metas de seu planejamento. Afinal, ao atingir um objetivo você poderá comemorar e quem sabe até começar a implementar uma nova cultura organizacional.

5.     Invista na comunicação eficaz

Além de ter processos bem estruturados, manter uma comunicação eficaz com a sua equipe ajuda não apenas a alcançar metas. Mas, principalmente, a melhorar o bem-estar, a resiliência e a criatividade de todos. Por isso, busque sempre utilizar uma linguagem clara, sem deixar nada subentendido ou mal-interpretado. Assim, a dica é criar etapas que permitam uma rotina de comunicação formalizada. Desde a apresentação geral, até reuniões rápidas diárias.

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Foto: iStock/Everyday better to do everything you love

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