Gestão financeira: 4 dicas para implementar em sua escola

Cute young blond lady is concentreted on ideas for new start up. She is in casual shirt, sitting at her work place and studying documents
Tão importante quanto investir na qualidade pedagógica e no desempenho dos estudantes é manter uma boa gestão financeira da escola. Afinal, embora sua grande missão seja transmitir conhecimento, toda instituição de ensino é, também, um negócio. Desse modo, evitar problemas de capital de giro é vital para toda escola, seja ela pública ou privada. Logo, é cada vez mais importante saber equilibrar as contas sem ter que sacrificar recursos humanos e estruturais. Aliás, com planejamento e automação de tarefas, é possível otimizar o orçamento e ainda investir em crescimento. Para começar, a gestão financeira da escola envolve uma sistematização eficiente dos procedimentos administrativos para manter as contas devidamente organizadas. Nesse contexto, a tecnologia tem muito a contribuir – sobretudo a partir de ferramentas de controle e análise de dados. Assim, é possível monitorar o fluxo de caixa e embasar todas as decisões em informações seguras e precisas. Por conseguinte, fica mais fácil minimizar erros e definir a alocação de recursos de maneira mais apropriada. Porém, tudo isso requer dedicação e planejamento, mapeando-se as necessidades da instituição para se obter uma visão geral do negócio.

Por uma gestão financeira mais eficiente

Sem dúvida, o segundo semestre é o período ideal para preparar sua escola para o próximo ano letivo. Afinal, representa um bom momento para avaliar as práticas e projetos que vêm dando melhor resultado. Aliás, isso tanto em termos de qualidade e desenvolvimento pedagógico quanto em relação ao engajamento da equipe de trabalho. Dessa forma, você consegue iniciar o planejamento do futuro próximo, bem como reavaliar metas de médio e longo prazo. Em seguida, é hora de elaborar o orçamento geral, que envolve um plano de custos e despesas. Aqui, é importante elencar gastos recorrentes, despesas de capital e reservas para manutenções, execução de obras e aquisição de equipamentos. Enquanto isso, o controle de fluxo de caixa ajuda a gerenciar os recursos e as datas de entrada e saída do dinheiro. A seguir, veja quatro sugestões para otimizar cada etapa do planejamento financeiro da sua escola.

1.     Reduza custos

Mesmo que sua escola não tenha problemas de capital de giro atualmente, é importante otimizar os gastos. Por isso, a dica é prestar atenção às despesas secundárias e tentar criar uma boa reserva financeira. Afinal, ter um valor disponível para emergências é um importante passo da boa gestão financeira. Contudo, mesmo ao reduzir custos é fundamental priorizar a qualidade dos serviços prestados pela escola. Por isso, busque envolver alunos e professores nesta missão. Por exemplo: além de reduzir o consumo de papel, o uso de ferramentas digitais torna o aprendizado muito mais atrativo. Ao mesmo tempo, a gamificação ajuda a identificar dificuldades de aprendizagem e a reduzir a evasão escolar. Outra maneira de reduzir gastos é incentivar o uso consciente da água e da energia elétrica. Para isso é possível propor atividades no pátio ou outros espaços abertos que também estimulem maior contato com a natureza.

2.     Controle despesas

Sem dúvida, as metas de longo de prazo demandam investimentos de igual alcance. Portanto, é crucial saber exatamente quais os custos fixos e variáveis da escola. Assim, será possível calcular o valor mensal disponível para cumprir os objetivos traçados. Ao mesmo tempo, sistemas de gestão integrados podem assumir tarefas repetitivas e burocráticas. Dessa forma, a equipe da escola ganha tempo para atuar com ainda mais qualidade e produtividade no seu core business.

3.     Fomente a captação de recursos

Todo negócio precisa de um método de cobrança eficiente, pois a inadimplência está presente em quase todas as empresas. Portanto, para tornar seus resultados mais positivos, adote estratégias eficientes, empáticas e, sobretudo, de acordo com as leis. Muitas vezes, sistemas de envio de e-mail e mensagens SMS ou via aplicativos são bons recursos para facilitar pagamentos. Afinal, eles ajudam a lembrar sobre datas de vencimento de mensalidades e mantêm um canal aberto com pais ou responsáveis. Aliás, a tecnologia serve como estratégia de duas vias, pois também se aplica à outra ponta do processo. Isto é, constitui uma ótima ferramenta para fomentar a captação de alunos. Não apenas por instrumentalizar os estudantes para a chamada educação midiática, como na condição de uma “vitrine” de marketing. Afinal, ao divulgar ações e projetos pedagógicos nas redes sociais, por exemplo, é possível conquistar o engajamento orgânico do público-alvo.

4.     Evite a inadimplência

Mesmo que já tenha sido mencionado no tópico anterior, o combate à inadimplência merece atenção especial. Especialmente, aliás, diante da atual situação econômica do país, que se agravou por conta da pandemia. Além de adotar sistemas de cobrança e lembretes de prazos, portanto, é importante agir com empatia na busca de soluções. Assim, experimente criar canais de atendimento para que os pais solicitem segunda via de boletos, por exemplo. Além disso, invista em maneiras efetivas de trocar mensagens privadas sobre negociações ou entender melhor os motivos do não pagamento. Soluções de tecnologia inteligentes ajudam tanto na gestão escolar quanto na atração e retenção de alunos. Além disso, aumentam a segurança e a privacidade, ao mesmo tempo em que empoderam os professores. Quer saber mais sobre o assunto? Então contate a iPlace Educacional e descubra tudo que o ecossistema Apple pode fazer por sua instituição!
Foto: iStock/Deagreez

Compartilhe este post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email