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Trabalho remoto: quando e como fazer videoconferências?

videoconferências

Desde o começo da pandemia, o trabalho remoto tem sido praticamente sinônimo de sucessivas videoconferências em muitas empresas. Consequentemente, em muitos casos, até de forma exagerada. Afinal, no afã de manter as equipes conectadas e engajadas, gestores acabam programando muitas chamadas – por vezes, absolutamente desnecessárias. Não à toa, já há casos de pessoas que desenvolvem stress e exaustão decorrentes do excesso de reuniões por vídeo.

No entanto, é inegável que as videoconferências possuem, sim, um papel de grande importância no regime de trabalho remoto. Aliás, em certos casos, são muito mais eficientes do que comunicações por escrito, como e-mails ou grupos de WhatsApp. Assim, para fazer bom uso desse recurso, basta saber usá-lo com inteligência, como mostramos a seguir.

 

5 ocasiões em que videoconferências são a melhor opção   

1.     Contato com equipes externas

O trabalho remoto, vale lembrar, não se restringe ao home office. Isso porque existem diversas funções que envolvem atividades externas, como visitas a clientes ou fornecedores, por exemplo. Assim, o contato com tais colaboradores costuma ser mais eficiente quando realizado por breves videoconferências através do iPhone ou iPad. Afinal, as chamadas de vídeo tomam menos tempo do que todo o processo de digitação e leitura de e-mails ou mensagens de texto.

2.     Reuniões de pequenos grupos

Realizar reuniões virtuais com muitas pessoas é bastante desafiador, já que as vozes tendem a se sobrepor e dificultar a compreensão. Porém, em pequenos grupos elas podem ser muito produtivas, especialmente no caso de brainstorms e apresentações. Afinal, são situações em que interações em tempo real são mais relevantes para deixar toda a equipe a par do projeto.

3.     Avisos e comunicações importantes

Como observado, as reuniões com muitos participantes não são indicadas quando há a necessidade de troca de ideias entre os colaboradores. Porém, as videoconferências com toda a equipe são bastante úteis no caso de comunicações oficiais da empresa. Isso porque garantem que a mensagem chegará a todos os colaboradores da mesma forma e ao mesmo tempo. Já e-mails ou mensagens em grupos podem acabar sendo ignorados ou esquecidos, prejudicando a comunicação.

4.     Humanização do trabalho remoto

Em muitas organizações, as interações necessárias para garantir a produtividade do trabalho remoto conseguem ser supridas por apps de gestão de equipes. Por exemplo, aplicativos como Trello e Asana. Porém, é preciso tomar cuidado para que o regime de home office não se torne muito frio ou mecanizado. Portanto, mesmo que as videoconferências não sejam exatamente necessárias do ponto de vista produtivo, devem ser realizadas com alguma regularidade. Isso porque, dessa forma, será mais fácil manter a motivação dos colaboradores.

5.     Migração para o trabalho híbrido

Pesquisas apontam que o trabalho remoto veio para ficar, inclusive podendo ser expandido para o conceito de anywhere office. Logo, o mais provável é que, após a pandemia, as empresas adotem um regime híbrido. Nesses casos, onde parte dos funcionários trabalhará presencial e parte estará remota, as chamadas de vídeo ganham função inclusiva. Afinal, nesse contexto, os colaboradores fora do escritório poderiam, em algum nível, se sentir deixados de lado. Portanto, ao realizar videoconferências com todo o grupo, a empresa fomenta a autoestima dos funcionários e o espírito de equipe.

 

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Foto: iStock/fizkes

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